An einer Hochschule wird ein neues Programm zur Prüfungsverwaltung angeschafft. Damit sollen die einzelnen Prüfungen (Ort, Zeit, Prüfer, Teilnehmer) und die Prüfungsergebnisse aller Studierenden verwaltet werden. Studierende sollen sich online zu Prüfungen anmelden können und ihre Prüfungsergebnisse einsehen können.

• Welche Benutzer beziehungsweise Benutzergruppen gibt es?
• Welche weiteren Stakeholder gibt es?

Benutzer der Prüfungsverwaltung

• Die Mitarbeiter im Prüfungsamt sind Benutzer des Programms, weil sie unmittelbar damit arbeiten.
• Alle Studierende sind unmittelbar Benutzer des Programms, weil sie sich mit dem Programm für Prüfungen anmelden und ihre Ergebnisse abfragen.
• Benutzer sind auch alle Prüfer, die ihre Prüfungsbewertungen direkt oder indirekt in das System eingeben und abfragen können.
• Läuft das Programm nicht lokal im Prüfungsamt, sondern im Rechenzentrum der Hochschule, sind auch die Personen, die es dort administrieren und warten, Benutzer.
• Auch Mitarbeiter im Dekanat sind Benutzer, wenn sie anhand der Prüfungspläne feststellen, welche Prüfer wo und wann Prüfungen durchführen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie direkt mit dem System arbeiten oder nur ausgedruckte Prüfungspläne verwenden.

Weitere Stakeholder

• Das Reinigungspersonal ist betroffen, weil Räume nur dann gereinigt werden können, wenn dort keine Prüfungen stattfinden, und weil Störungen bei Prüfungen unerwünscht sind. Bekommen die Reinigungskräfte vom System Listen, wann und wo Prüfungen stattfinden, werden sie zu Benutzern im Sinne der obigen Definition.
• Betroffen sind alle Mitarbeiter, die von einem Prüfer für eine Prüfung als Aufsicht, als Beisitzer oder als Protokollant eingeteilt werden. Wenn Sie die Einteilung dazu über das System erhalten, sind sie Benutzer.
• Betroffen sind alle Personen, die Auswirkungen der Planung zu spüren bekommen, beispielsweise Familienangehörige von Studierenden, die sich in den Prüfungswochen an veränderte Zeitabläufe anpassen müssen.
• Die Hochschulleitung hat das Interesse, dass der Prüfungsbetrieb insgesamt effektiv und effizient abläuft und Lehrende und Studierende damit zufrieden sind.
• Die Hochschulleitung hat das Interesse, die für die Hochschule zur Verfügung stehenden Finanzmittel im eben genannten Sinn zu investieren, sodass die Prüfungsverwaltungssoftware keine zu hohen Kosten erzeugt. Dies betrifft nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Personalkosten für die Planung oder die Kosten, die durch eine schlechte Planung entstehen.
• Die Studierendenvertretung, die Mitarbeitervertretung und die Vertretung der Prüfer haben (so vorhanden) ein Interesse, dass die Planung möglichst weitgehend die Bedürfnisse und Wünsche der von ihnen vertretenen Personen erfüllt.