Eine Hotelkette möchte eine Software zur Planung der Arbeitszeiten des Zimmerpersonals beschaffen. Die Planung soll weiterhin durch die Personen vorgenommen werden, die sie vorher ohne Computer durchgeführt haben. In größeren Hotels ist dies üblicherweise die sogenannte Hausdame, die den Einsatz des Zimmerpersonals plant und kontrolliert. Voruntersuchungen haben ergeben, dass eine Unterstützung durch Software einen effizienteren Personaleinsatz ermöglichen würde. Die Entwicklung des Systems soll menschzentriert erfolgen.

• Wer ist Benutzer oder Stakeholder des geplanten Systems?
• Wie organisieren Sie deren Beteiligung?
• Wie gehen Sie bei der Systementwicklung vor, um die Nutzungsanforderungen zu erfüllen?

Unmittelbare Benutzer sind die Hausdamen, die das System benutzen und damit die Planung durchführen. Das gesamte Zimmerpersonal, dessen Einsatz mit der Anwendung geplant wird. ist betroffen oder sogar Benutzer, wenn es sich beispielsweise am System über Dienstpläne informieren kann. Weitere Stakeholder sind das Management der Hotelkette und die Vertretungen der Arbeitnehmer, insbesondere der Betriebsrat.

Die Beteiligung aller Betroffener kann mithilfe eines Gremiums geschehen, in dem jede der genannten Gruppen angemessen vertreten ist. Wichtig ist, das Hausdamen als tatsächliche spätere Benutzer und Zimmerpersonal, das von diesen eingeplant wird, Mitglieder des Gremiums sind. Diese Personen sollten möglichst nicht alle aus einem einzigen Haus der Kette kommen, da es Unterschiede in den Arbeitsprozessen von Haus zu Haus geben kann, die dadurch eher entdeckt werden.

Für ein solches Projekt bietet sich ein versionsbezogenes Vorgehen an, das in Bezug auf die Benutzungsschnittstelle durch Prototyping ergänzt werden kann. Die erste Version des Systems sollte möglichst frühzeitig im Testbetrieb in einem einzigen Haus eingesetzt werden, um Probleme in der Benutzung und unvorhergesehene Auswirkungen zu ermitteln. Der Einsatz in allen Häusern erfolgt dann erst mit einer ausgereiften Version.